Payflux: Blog

Onbetaalde facturen innen: niet agressief, wel effectief

Aanmanen van een klant. Wanneer? Hoe? Voorbeeld?

18 juli 2019

Jouw klant betaalt een factuur niet. Wanneer verstuur je een betalingsherinnering of aanmaning? Hoe schrijf en verzend je zo’n aanmaning?

aanmanen klant

Tijdslijn voor de aanmaning van jouw klant

Iedere ondernemer heeft een hekel aan openstaande facturen. Niet alleen omdat jouw werk onbetaald blijft, maar ook omdat je kostbare tijd verliest bij het aanmanen van jouw klant. Tijd die je liever spendeert aan het “echte” werk.

Toch is het raadzaam om niet lang te wachten om een betalingsherinnering te versturen. De kans op een succesvolle inning van jouw factuur stijgt als je onmiddellijk na de vervaldag actie onderneemt.

De eerste aanmaning verzend je al 1 dag na de vervaldag van jouw onbetaalde factuur. Dit is een vriendelijke herinnering waarin je jouw klant een termijn van 14 dagen geeft om de factuur te betalen.

Als de vriendelijke aanmaning niet werkt, verzend je de tweede aanmaning 15 dagen na de vervaldag van de factuur. In deze brief kan je al de intresten en een schadebeding aanrekenen, zodat jouw klant weet dat het menens is. Ook nu geef je jouw klant 14 dagen om de factuur (inclusief intresten en schadebeding) te betalen.

Je kan jouw klant nog een kans geven en een derde aanmaning verzenden 30 dagen na de vervaldag. Je bepaalt zelf of deze derde brief aangewezen is. Ook hier vermeld je intresten en schadebeding en geef je jouw klant 14 dagen om te betalen.

In de laatste aanmaning (dit kan de tweede of de derde zijn) stel je duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling verbonden zijn en dat er beroep zal worden gedaan op (bijvoorbeeld) Payflux. Belangrijk is dat je je houdt aan deze waarschuwing, anders ondermijn je jouw geloofwaardigheid.

Hoe schrijf en verzend je een aanmaningsbrief?

Als ondernemer balanceer je tussen de noodzaak om jouw factuur te innen en de wens om een goede klantenrelatie te behouden. Daarom is de eerste aanmaning bij voorkeur een e-mail met een vriendelijke herinnering aan de onbetaalde factuur. Waarschijnlijk is jouw klant te goeder trouw en gewoon vergeten te betalen.

De tweede en derde aanmaning verstuur je met een aangetekende brief. Soms worden aangetekende brieven niet afgehaald, daarom kan je een duplicaat van deze aanmaningen ook niet-aangetekend verzenden. Op deze wijze ontvangt jouw klant zeker de aanmaningen.

Om discussies te vermijden, is een aanmaning helder met een duidelijke structuur. In de inleiding vermeld je de reden van de aanmaning (de klant heeft niet betaald) en eventueel reeds verzonden aanmaningen. Het midden bevat alle gegevens van de onbetaalde factuur/facturen (nummer, bedrag en vervaldag). Op het einde spoor je jouw klant aan om te betalen en zeg je welke acties je anders zal ondernemen (bijvoorbeeld Payflux inschakelen).

De laatste tip kan overbodig lijken, maar controleer het adres van de maatschappelijke zetel van jouw klant. Dit kan eenvoudig via de website van de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hierdoor ben je zeker dat de aanmaning op de juiste plaats wordt afgeleverd.

Heb je toch geen betaling ontvangen? Aarzel dan niet om een inningsprocedure te starten. Bij wanbetaling door een onderneming kan je jouw onbetaalde facturen via Payflux eenvoudig en goedkoop innen. Vul hier jouw gegevens in, upload jouw facturen en wij gaan aan de slag.

Algemene voorwaarden

Privacy verklaring

Cookiebeleid

Contacteer ons